Mengatur File : Pernahkah Anda duduk di depan komputer mencari dokumen – mengetahui dokumen itu ada di sana – pertanyaannya adalah: “Di mana?” Jawabannya menjadi sangat rumit jika dokumen tersebut adalah lampiran yang dikirimkan seseorang kepada Anda dari akun email orang lain!
Selain menata kertas tambahan yang dihasilkan dari teknologi baru kita, kini kita juga harus menata teknologi itu sendiri. Tahukah Anda bahwa 80-95% informasi yang kami gunakan setiap hari dihasilkan oleh email dan file elektronik?
Cara Kerja Pengarsipan Komputer
Komputer Anda pada dasarnya adalah lemari arsip elektronik. Ini benar terlepas dari jenis sistem operasi yang digunakan komputer Anda, jenis antarmuka grafis apa yang digunakannya untuk menunjukkan kepada Anda bagaimana segala sesuatunya diatur, alat apa yang tersedia untuk Anda, dan jenis kata atau ikon apa yang digunakannya untuk mengidentifikasi dan menggambarkan fitur alat-alat tersebut. Baik Anda menggunakan program berbasis Windows atau Macintosh, prinsip pengorganisasian program dan informasinya pada dasarnya sama.
Masalah dengan komputer adalah bahwa informasi tidak diatur sesuai dengan cara kita bekerja dan berpikir. Ini diatur oleh format atau sumber aplikasi (email, dokumen, halaman web, kontak, dll.). Namun kami memahami berdasarkan subjek, orang, perusahaan, proyek, dan beberapa kriteria lain yang sesuai dengan pekerjaan yang kami lakukan.
Apa yang diabaikan oleh banyak pengguna komputer adalah bahwa dengan teknologi saat ini, kita semua memiliki keunggulan nama file 255 karakter, yang dapat berupa kombinasi kata kunci dan frasa! Fitur ini, ditambah kemampuan pencarian komputer, memberi Anda akses ke alat pengorganisasian canggih yang dapat menghemat waktu Anda mencari atau membuat ulang informasi yang sudah ada!
“Surat Hari Ini adalah Berkas Besok” Salah satu prinsip utama saya Paper Tiger adalah “Surat hari ini adalah tumpukan besok.” Bagaimana Anda menerapkan ini ke komputer Anda? Jika Anda memiliki komputer yang penuh dengan file yang tidak dapat diidentifikasi, dan Anda membuang lebih banyak waktu daripada yang Anda mampu untuk mencari apa yang Anda butuhkan, cara termudah untuk keluar dari masalah adalah memulai dari awal!
Apa artinya? Abaikan semua file lama Anda! Rancang sistem pengarsipan komputer baru Anda, dengan menggunakan prinsip-prinsip yang akan saya jelaskan. Kemudian arsipkan ulang file lama Anda ke sistem baru saat Anda membutuhkannya atau, buat cadangannya di beberapa media lain, atau hapus.
Bagaimana Anda merancang sistem pengarsipan komputer yang efektif? Pertama, ingat salah satu prinsip paling penting (dan diabaikan) dalam mengatur file komputer: Nilai komputer adalah memungkinkan Anda untuk menggunakan file lagi – tetapi hanya jika Anda dapat menemukannya lagi! Terkadang Anda mungkin hanya ingin mencetak salinan lain. Di lain waktu, Anda mungkin ingin memperbarui atau mengubah dokumen dengan cara tertentu, atau mengutip bagian-bagiannya untuk membuat dokumen baru. Bagaimanapun, kunci sukses Anda dalam menemukan informasi yang Anda butuhkan adalah kata kunci!
Menyiapkan Sistem Pengarsipan Komputer Anda
Langkah pertama untuk sukses dalam pengambilan file yang mudah adalah dengan mengarahkan semua file ke dalam satu direktori. Windows membuat “Dokumen Saya” untuk tujuan itu – tetapi Anda dapat membuat direktori lain. Selain membuatnya secara signifikan lebih mudah untuk mengambil informasi yang Anda butuhkan, teknik ini memberikan manfaat besar lainnya. Jauh lebih mudah untuk mencadangkan data Anda untuk arsip atau untuk transfer ke lokasi lain.
Jadi inilah sistem saya — atau memang begitu – sampai saya menemukan alat produktivitas hebat lainnya (lihat bilah sisi): Saya menggunakan Dokumen Saya. Kemudian saya membuat subdirektori untuk setiap program komputer yang saya gunakan, seperti Word, Excel, Power Point, Paper Tiger, Access, QuickBooks, dll.
Jika Anda tidak menyimpan banyak file elektronik, Anda dapat mengabaikan opsi untuk membuat subdirektori dan menyimpan semua file Anda dalam satu direktori. Tetapi jika Anda memiliki banyak file, itu akan seperti membuang semua alat Anda di garasi Anda dan kemudian menghabiskan berjam-jam mencari obeng!
Selain itu, Anda dapat membuat subdirektori tambahan untuk proyek, klien, atau kategori pekerjaan. Tapi hati-hati – ini bisa membuat Anda dalam masalah. Misalnya, jika saya membuat subdirektori untuk Klien, dan subdirektori untuk Artikel, lalu menulis artikel untuk klien, di mana saya harus mengajukannya? Semakin sedikit direktori, semakin sedikit tempat untuk dilihat – dan Anda akan segera melihat bagaimana kata kunci memungkinkan Anda menemukan file apa pun di komputer Anda dalam beberapa detik!
Catatan: Jika Anda bekerja pada komputer berjaringan, Anda mungkin memiliki pilihan beberapa drive. Organisasi Anda mungkin sudah membuat keputusan ini untuk Anda tentang drive mana yang akan digunakan. Misalnya, semua file kepentingan bisnis bersama atau digunakan oleh satu divisi bisnis dapat disimpan di satu drive, sementara file pekerjaan pribadi karyawan dapat disimpan di drive lain.
Bagaimanapun, jangan membuat strategi Anda terlalu rumit. Misalnya, mungkin akan lebih membingungkan daripada membantu untuk mengirim proyek terpisah ke drive terpisah, ketika ada ruang untuk semuanya di drive yang sama, terutama jika semuanya terkait dengan peran atau klien yang sama dalam kehidupan kerja Anda.
Kekuatan Kata Kunci Pada masa awal komputer dan DOS, file harus diberi nama dengan delapan huruf dan 3 karakter.
ekstensi r. Akibatnya, kami terbiasa membuat steno untuk penamaan dokumen. Masalahnya (seperti halnya file kertas) adalah sering kali kita tidak memikirkan nama yang sama setiap kali kita mencari dokumen. Untungnya, kita tidak memiliki batasan itu lagi! Kabar baiknya adalah Anda sekarang memiliki hingga 255 karakter untuk menamai file – dan namanya dapat berupa kombinasi kata dan frasa.
Misalnya, ketika saya menulis artikel ini, saya menyimpannya di My Documents/Word. Saya beri nama: Organizing Your Computer Files, article, 2003, website, DJ Watson, editor. Kata-kata itu dapat membantu saya ketika saya, atau orang lain, mencoba mencari file itu bertahun-tahun dari sekarang.
Dengan kata lain, untuk menentukan cara menamai file, gunakan teknik yang sama dengan yang digunakan untuk file kertas: Tanyakan pada diri sendiri, “Jika saya menginginkan file ini lagi, kata apa yang akan saya pikirkan terlebih dahulu?” Masukkan kata itu terlebih dahulu, lalu kata atau frasa lain yang mungkin membantu Anda mengambil file itu. Anda dapat memisahkan kata-kata pengenal dengan koma atau titik koma. (Beberapa tanda baca dan simbol tidak diperbolehkan.)
Menemukan File Elektronik Anda – dalam 5 Detik atau Kurang!
Jadi katakanlah saya sedang keluar kota dan asisten saya perlu menemukan artikel ini. Dia bisa pergi ke Start Menu, Search, My Documents dan mengetikkan kata-kata yang saya gunakan untuk mendeskripsikan artikel – voila! Itu ada di sana – dalam hitungan detik!
Kudeta elektronik favorit saya: Seorang editor publikasi perbankan menelepon untuk mengatakan bahwa mereka menginginkan artikel untuk buletin mereka (hari ini, tentu saja!). Saya melakukan pencarian di “Artikel” dan langsung saya memiliki daftar setiap artikel di komputer saya. Saya memindai daftar dengan cepat dan melihat artikel yang saya tulis untuk buletin real estat, yang dapat saya sesuaikan dengan mudah – dalam waktu singkat jika saya perlu menulis artikel baru!
Alat Baru untuk Pekerjaan Lama
Cepat! Dapatkah Anda menemukan polis asuransi pemilik rumah Anda? Bagaimana dengan garansi yang Anda beli untuk televisi Anda tahun lalu? Apakah Anda tahu dari mana harus mulai mencari akta kelahiran anak Anda? Lebih penting lagi, jika rumah Anda tiba-tiba hancur karena bencana alam, apakah Anda dapat menunjukkan daftar seluruh inventaris rumah Anda kepada agen asuransi Anda?
Jika Anda menghabiskan waktu berharga mencari surat-surat penting di sekitar rumah Anda, Anda tidak sendirian! Penelitian menunjukkan bahwa rata-rata orang menghabiskan 150 jam per tahun—hampir satu bulan—untuk mencari informasi. Dan terlepas dari mitos masyarakat tanpa kertas, statistik menunjukkan sekarang ada lebih banyak kertas daripada sebelumnya.
Sementara pentingnya dapat menemukan informasi di lingkungan kantor jelas, mudah untuk mengabaikan pentingnya dapat menemukan informasi di rumah. Dokumen pribadi yang vital dapat mengacaukan meja dan lemari arsip. Anda berakhir dengan kekacauan yang tidak teratur yang menyebabkan sakit kepala dan frustrasi nanti ketika Anda tidak dapat menemukan selembar kertas tertentu yang sangat Anda butuhkan!
Jika skenario ini terdengar terlalu familiar, jangan khawatir. Berkat teknologi saat ini, akhirnya ada cara untuk membersihkan kekacauan dan menyimpan inventaris yang akurat dari semua yang Anda miliki–jenis barang, ruangan yang digunakan — bahkan nilainya, dll.
Di masa lalu, hanya ada empat hal yang dapat Anda lakukan dengan kertas: membuangnya, menumpuknya, mengarsipkannya dengan cara tradisional, atau mengubahnya menjadi bentuk elektronik menggunakan pemindai. Sekarang opsi kelima tersedia–program perangkat lunak yang memungkinkan Anda menyimpan informasi Anda dalam bentuk kertas di lemari arsip Anda sambil menggunakan kekuatan pencarian komputer yang luar biasa untuk menemukan apa pun yang Anda inginkan dalam lima detik atau kurang. Dengan kata lain, Anda dapat melakukan pencarian seperti Internet dari isi lemari arsip Anda sendiri, serta usia penyimpanan lain di rumah Anda!
Menjinakkannya didasarkan pada metodologi yang dijelaskan dalam buku-buku karya Barbara Hemphil. Ini menggunakan satu prinsip sederhana: Surat hari ini adalah tumpukan besok. Penelitian menunjukkan bahwa 80% dari barang yang kita simpan, tidak pernah kita gunakan! Alih-alih memulai dengan tumpukan lama, berkecil hati, dan berhenti, Anda dapat membuat sistem baru mulai hari ini. Saat Anda membutuhkan informasi dari “sistem” lama Anda, Anda dapat memasukkannya ke dalam sistem The Paper Tiger – atau akhirnya akan cukup tua sehingga Anda akan merasa nyaman membuangnya.
